Coaching im Bewerbungsprozess
Aus der "Study & Work"-Toolbox
Durchgeführt von der Universität Passau
und der Technischen Universität Dresden
Was wird entwickelt?
Die Sprechstunden des Career Service an der Hochschule reichen oft nicht aus, um zu spezifischen Anliegen längerfristig beraten zu können. Dafür schult der Career Service Coaches, die internationale Studierende individuell unterstützen. In Dresden sind dies studentische Hilfskräfte. Der Passauer iStudi-Coach leitet zugleich das Projekt.
Die Coaches übernehmen Unterlagenchecks, vermitteln Suchstrategien für Stellenanzeigen, analysieren und optimieren die studentischen Profile aus Unternehmensperspektive, unterstützen die berufliche Orientierung und die Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen sowie den Besuch von Karrieremessen. Das dort vermittelte Wissen gleicht sprachliche oder kulturelle Hürden aus.
Die speziell geschulten Coaches bieten zudem soziale Unterstützung, zum Beispiel individuelle Bestärkung, Vermittlung weiterer Hilfsangebote, Ansprechen von Unsicherheiten und Finden von Lösungen, wie zum Beispiel passende Job- und Stipendienangebote und Kontakt mit der Ausländerbehörde. Internationale Studierende werden so kompetenter und kommunizieren auf Augenhöhe mit Unternehmensvertretern.
Welche Rolle spielen die Netzwerkpartner bei der Umsetzung der Maßnahme?
Der Career Service bietet für das Coaching die Infrastruktur, Expertise und die Werbeplattform. Die Coaches übernehmen die Bewerbungsberatung der internationalen Studierenden. Bei anderen Anliegen vermitteln sie die richtigen Kontakte, zum Beispiel zu Studentenwerk (Finanzierung), Auslandsamt, Studienberatung, sowie Mentoren/Tutoren, Buddy-Programmen und dem Welcome Center sowie an Netzwerkpartner für Aufenthaltsfragen und Praktikumsmöglichkeiten. Expertise in den Bereichen Arbeitsmarkt und -kultur, Selbstmarketing sowie Selbstvertrauen und Durchhaltevermögen im Bewerbungsprozess bringen in Passau der iStudi-Coach, für Dresden externe Partner, wie die akademischen Berater der Agentur für Arbeit und Workshop-Anbieter ein. Dies schließt auch die Vorbereitung für Telefoninterviews, Teamtraining und Konfliktmanagement ein. Die Netzwerkpartner beteiligen sich an der Schulung der Coaches.
Unsere bisherigen Erfolge
An der Technischen Universität Dresden fanden 2016 im Career Service 216 Beratungen durch die studentischen Bewerbungs-Coaches und zusätzlich ca. 80 Beratungen durch die Agentur für Arbeit statt. An der Universität Passau belief sich die Zahl der Beratungen auf 163. Die Nachfrage seitens der Zielgruppe sowie die Weiterempfehlungsrate sind hoch. In einigen Fällen wurden Studierende erfolgreich in Praktika oder Jobs vermittelt.
Diese Hürden bestehen und können gelöst werden
Das Qualitätsmanagement und der Verwaltungsaufwand bei der Auswahl der Coaches, der Organisation der Räumlichkeiten und Teamtreffen sowie die Dienstplanerstellung und Dokumentation benötigen viel Zeit. Die Coaches sollten auf schwierige Beratungssituationen, zum Beispiel psychische Probleme und Notsituationen Studierender, vorbereitet werden. Der Prozess gestaltet sich einfacher durch eine gute Vorauswahl geeigneter Bewerber, etwa anhand von Bewerbungsunterlagen und Sprachkenntnissen. Der Koordinierungsaufwand für Absprachen und Informationsweitergaben untereinander kann unterstützt werden durch spezielle IT-Programme für die Vernetzungsarbeit wie zum Beispiel Sharepoint. Für die Koordination von Terminen konnte zum Teil auf technische Lösungen zurückgegriffen werden, d.h. Studierende melden sich online an. Der kollegiale Austausch mit den Beratern des Career Service, der Studienberatung, dem Akademischen Auslandsamt und dem Psychologischen Dienst sowie der direkte Zugriff auf die Netzwerkpartner half bei schwierigen Beratungsthemen.
So ist die Maßnahme nachhaltig
Je nach finanziellen Möglichkeiten kann die Arbeit studentisch weitergeführt werden. Die Coaches sollten methodisch (Beratungsphasen, -methoden) und thematisch (Bewerbungsunterlagen, Bewerbungsprozess, Netzwerkaufbau, Jobmessen, Vorstellungsgespräch) geschult werden und einen Erfahrungsschatz aufbauen, von dem langfristig profitiert wird. Das dafür erstellte Schulungskonzept und -material kann für zukünftige Coaches verwendet werden, unter anderem auch ein Beratungsleitfaden an der Technischen Universität Dresden. Erfahrene Coaches können zukünftig die Schulung der neuen Coaches übernehmen. Kontinuität kann auch dadurch erreicht werden, dass die Beratung nur von einer festen und dauerhaft beschäftigten Ansprechperson übernommen wird.
Worauf ist bei der Umsetzung zu achten?
- Bachelorstudierende sollten erst nach der Studieneingangsphase adressiert werden; Masterstudierende suchen dagegen jederzeit Praktika, wenn auch mit stark steigender Nachfrage zum Studienende.
- In der Ansprache erwiesen sich Online-Werbung wie zum Beispiel die Website des Career Service oder Facebook, spezifische Veranstaltungen wie Einführungsveranstaltungen, die Internationale Weihnachtsfeier des Akademischen Auslandsamts, Länderpartys der Erasmus-Initiative oder Mailings als zielführend.
- Eine themenspezifische Schulung und Vorbereitung ist wichtig. Es sollten drei Monate für die Auswahl und Qualifizierung der Coaches eingeplant werden.
- Das Angebot muss niedrigschwellig gestaltet und in Fremdsprachen angeboten werden – mit einfachem Anmeldeprozedere und kurzen Wartezeiten.
- Die Anbindung an Career Service, Kompetenzzentrum o.ä. ist für den Erfolg ausschlaggebend.
- Die Verläufe der "Bewerbungscoachings" zeigen, dass Beratungsangebote aufgrund häufiger Nachfragen erweitert werden müssen, zum Beispiel zum ehrenamtlichen Engagement, zur Finanzierung des Aufenthalts, zu Promotionsmöglichkeiten und Übergang in die Selbstständigkeit.
- Zu Beginn des Coaching sollte die Erwartung der Studierenden abgefragt und die möglichen Leistungen kurz skizziert werden.
